[Aleph info] APPALTO PERIODICI: come trattare le fatture EDI in Aleph

[Alessandra Barbierato]

*** AI COLLEGHI DI ATENEO CHE SI OCCUPANO DI PERIODICI ***

Gentili colleghi,

al ricevimento della fattura cartacea di Ebsco o di Licosa e, comunque, 
dopo il caricamento via EDI, in Aleph si devono eseguire le seguenti 
operazioni:

- [EBSCO] per recuperare la fattura in Aleph, nella barra ricerca 
fattura selezionare il codice fornitore EBSCO-APPALTO e digitare il 
numero della fattura che si trova nel "file summary" nella notifica (per 
non sbagliare è possibile anche usare copia/incolla);

- [LICOSA] per recuperare la fattura in Aleph, nella barra ricerca 
fattura selezionare il codice fornitore di riferimento del lotto 
(LICOSA-PER-ITA o LICOSA-PER-STRA) e digitare il numero della fattura 
secondo la sintassi F/ANNO/NUMERO citata nella notifica (per non 
sbagliare è possibile anche usare copia/incolla);

- controllare che i dati corrispondano alla copia cartacea;

- spuntare la casella "controlla date sottoscrizioni" (i relativi campi 
con le date sono già compilati dal fornitore);

- se nel corso dell'anno arrivano più fatture per un abbonamento (per 
es. volumi monografici o integrazioni), è necessario aggiornare le date 
della sottoscrizioni nelle varie linee d'ordine della fattura (vedi 
Manuale Acquisizioni pag. 99);

- registrare il pagamento nella scheda 2 della fattura generale.

Se una linea d'ordine della fattura presentasse qualche discrepanza 
rispetto alla fattura cartacea o non fosse stata caricata, il 
bibliotecario stesso può correggere o aggiungere la linea d'ordine.
Se però gli errori o i mancati caricamenti fossero di una certa 
consistenza, vi preghiamo di segnalarcelo per effettuare le opportune 
verifiche.

Vi ricordiamo che
i referenti per l'EDI del fornitore Ebsco sono: Alessandra Barbierato, 
Vera Dean e Anna Zilio
i referenti per l'EDI del fornitore Licosa sono: Bruna Zanusso e 
Cristiana Bettella

Cordiali saluti,
A. Barbierato, C. Bettella, V. Dean, B. Zanusso, A. Zilio