[Aleph info] ALMA ACQUISIZIONI: Gestione fondi e impegni

[Alessandra Barbierato]

Ai colleghi dell'Università referenti per i fondi e a chi si occupa degli
ordini di monografie e periodici.

Gentili colleghi,

per registrare accrediti nei fondi delle vostre biblioteche da ACQUISIZIONI
> INFRASTRUTTURA ACQUISIZIONI > FONDI E REGISTRI selezionate i fondi,
andate nella scheda Transazioni e cliccate su Assegna fondi.

MONOGRAFIE A STAMPA E ONLINE

Vi chiediamo di intervenire nei fondi monografie e e-book 2020 delle vostre
biblioteche settando 30 giorni di tolleranza nei campi  di impegni e spese
dopo la fine del periodo fiscale.

Per visualizzare i fondi 2020, da ACQUISIZIONI > INFRASTRUTTURA
ACQUISIZIONI > FONDI E REGISTRI (vengono visualizzati di default quelli del
2021) togliete il filtro 2021 cliccando sulla “x” e filtrate quelli
dell’anno 2020 tramite le faccette a sinistra.

Quindi entrate in ciascun fondo relativo alle monografie, a stampa e
online, e nella scheda Sommario nella sezione Regole (la sezione più in
basso)

   -

   accertatevi che l’eccedenza impegno permessa e la spesa oltre il limite
   consentita siano impostati su Sì o Senza limiti
   -

   modificate i campi Tolleranza per impegni fine periodo fiscale (giorni)
   e Tolleranza Spese fine periodici fiscale (giorni) con 30.

Cliccate Salva.



Questo permette di continuare a registrare gli ordini e le spese relative
all’anno fiscale 2020 fino al 30 gennaio.

Dopo tale data è necessario rinnovare gli impegni ancora attivi che
verranno fatturati nel 2021.

Da ACQUISIZIONI > STRUMENTI AVANZATI > LINEE PO DI ROLLOVER > AGGIUNGI
PROCEDURA si apre la seguente finestra:


Nuovo calcolo impegno: selezionare la voce Impegno dal menu a tendina;

Fattore FPC (%): NON compilare;

Dall’anno: selezionare FY-2020 dal menu a tendina;

Biblioteche: selezionare dal menu a tendina la biblioteca o le biblioteche
per cui si opera;

Linea PO: NON compilare;

Verifica eccedenza impegno: lasciare spuntato ma non influisce
sull’operazione;

Modalità report: spuntare se si vuole un report per un controllo prima di
procedere effettivamente con il rinnovo degli impegni ancora attivi;

Solo ordine singolo: spuntare questa voce per procedere al rinnovo degli
ordini di monografie.

Cliccare su Aggiungi e Chiudi.

Il processo viene visualizzato nella pagina. Una volta concluso, dai tre
puntini si può scegliere “Visualizza” e da qui “Esportazione eventi” per
avere il report per eventuali controlli.

Chi si occupa degli ordini delle monografie, a stampa e online, deve sapere
su quale anno fiscale viene registrata la spesa dalle colleghe
amministrative per registrarla correttamente anche in Alma.

Per chi sa già di non riuscire a registrare tutte le spese del 2020 entro
il 30 gennaio, consigliamo di mettere un periodo di tolleranza maggiore dei
30 giorni. Solo dopo il trattamento delle spese del 2020 consigliamo di
rinnovare gli impegni delle monografie.

Se nel frattempo dovete lavorare qualche ordine creato nel 2020 ma che
verrà fatturato nel 2021, potete cambiare manualmente il fondo.

Per situazioni particolari vi chiediamo di scrivere all’helpdesk per
studiare il flusso più adeguato.

PERIODICI A STAMPA E ONLINE

Provvederemo centralmente a rinnovare gli impegni degli ordini dei
periodici e delle opere in continuazione per fare delle verifiche.

Avvisiamo i colleghi che si occupano degli ordini di periodici che la
procedura di rinnovo fatta automaticamente da Alma è riuscita parzialmente
e non per quegli ordini rimasti in status “In attesa del rinnovo manuale”
per i quali la data di rinnovo è rimasta al 01/01/2021.

Vi chiediamo di bonificare tale campo con la data 01/01/2022 e cliccare su
Rinnovo quando entrate negli ordini per aprire i fascicoli 2021 oppure per
registrare il pagamento delle fatture (nulla vieta, se avete numeri bassi,
di procedere ad una bonifica massiva).

Per questa bonifica non c’è una scadenza, ma serve a preparare le procedure
automatiche per il 2022.

Per qualsiasi dubbio scrivete all'helpdesk di Alma.

Cordiali saluti,

per il gruppo ALMA-ACQ
Alessandra Barbierato
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