[Aleph info] NUOVO APPALTO PERIODICI 2012-2014: GESTIONE IN ALEPH

[Alessandra Barbierato]

A tutti i colleghi che si occupano di periodici in Aleph
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Gentili colleghi,

come gruppo Aleph-Periodici vi inviamo le istruzioni per il trattamento 
degli ordini in Aleph per il nuovo appalto periodici 2012-2014.
Ricordiamo che gli ordini non potranno partire prima della seconda metà 
di novembre in quanto è necessario aspettare la formalizzazione dei 
contratti, che deve avvenire 40 giorni dopo l'aggiudicazione, salvo 
ricorsi.

LOTTI 1 e 2

Il fornitore rimane invariato, perciò in Aleph si mantengono gli ordini 
esistenti. Si devono chiudere eventuali ordini per dismissioni oppure 
aprire ordini per nuovi abbonamenti.
Per aprire nuovi ordini è necessario avere il budget 
P0XXX-PERIODICI-2012 aperto.
Si rimanda al manuale Periodici pg.52 (chiusura ordine e apertura nuovo 
budget) e manuale Acquisizioni pg.60 e seguenti (apertura ordine).

Per registrare in Aleph il numero di CIG del proprio lotto è necessario 
che ogni unità d'ordine crei il record fornitore di secondo livello 
compilando la scheda 2.Conto nel seguente modo:

    * campo "N.conto(S)" inserire il CIG:

per le biblioteche del lotto 1 il CIG è 27100178C4;
per le biblioteche del lotto 2 il CIG è 2710144194.

Si veda anche il manuale Acquisizioni pgg.21-22


LOTTI 3 E 4

Il fornitore cambia da CELDES a LICOSA, perciò è necessario chiudere gli 
ordini con CELDES-APPALTO e aprirne di nuovi con LICOSA-APPALTO - Licosa 
Appalto Periodici per gli abbonamenti che si rinnovano e si aprono per 
il 2012.

Per registrare in Aleph il numero di CIG e le condizioni economiche del 
proprio lotto è necessario che ogni unità d'ordine crei il record 
fornitore di secondo livello compilando la scheda 2.Conto nel seguente modo:

    *

      campo "N.conto(S)" inserire il CIG:

per le biblioteche del lotto3 il CIG è 2710218EA1;
per le biblioteche del lotto 4 il CIG è 27103191FE.

Si veda il manuale Acquisizioni pgg.21-22


Per il trattamento degli ordini la procedura è la seguente:

   1.

      aprire il budget P0XXX-PERIODICI-2012 (manuale Periodici pg.52 e seg.)

   2.

      chiudere l'ordine con CELDES-APPALTO:
      cambiare status in CLS, spuntare la casella Status fattura
      Completa e aggiornare la data di fine sottoscrizione al 31/12/2011
      (manuale Periodici pg.52);

   3.

      aprire un nuovo ordine con LICOSA-APPALTO - Licosa Appalto
      Periodici (codice già presente in Aleph);

   4.

      creare una nuova sottoscrizione con LICOSA-APPALTO:
      partendo dalla vecchia sottoscrizione sovrascrivere le nuove date
      di inizio e fine (mettendo 01/01/2012 come data di inizio e
      31/12/2099 come data di fine), cambiare il codice fornitore ed il
      riferimento all'ordine SCEGLIENDOLO dal menù a tendina e cliccare
      il pulsante "Crea nuovo". Automaticamente si chiude la vecchia
      sottoscrizione e si apre la nuova (manuale Periodici pg.12 e segg.)

   5.

      all'arrivo del primo fascicolo, aprire i fascicoli del 2012 e
      rilegare l'annata 2011;

   6.

      procedere con la registrazione della fattura e con
      l'inventariazione come di consueto.
      L'appalto prevede la trasmissione dei dati delle fatture via edi.
      Dopo che, ad inizio anno, avremo fatto le opportune verifiche sul
      buon esito di tale procedura, vi invieremo le istruzioni dettagliate.


Disponibile per chiarimenti, vi saluto cordialmente.

Alessandra Barbierato per il gruppo periodici

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