[Aleph info] Gestione della cassa in Aleph

[Vera Dean]

Gentili colleghi,
vi forniamo alcune indicazioni preliminari da leggere con attenzione in 
vista dell'avvio dell'utilizzo delle transazioni di cassa in Aleph:

Prima di iniziare a sperimentare la funzione della cassa in Aleph, è 
necessario leggere il Manuale della Circolazione disponibile nell'area 
riservata del sito del Sistema Bibliotecario d'Ateneo (pag. 52 e segg.).
 

*ATTIVAZIONE DEL CONTATORE PER FONDO: *

Per poter produrre le ricevute delle transazioni con contatore, è 
necessario comunicare tramite l'ALEPH-HELP l'elenco degli indirizzi IP 
dei computer dai quali verranno gestite le transazioni di cassa.
Il contatore sarà specifico per ciascun fondo ALEPH che corrisponde al 
centro di spesa che gestisce dal punto di vista amministrativo la cassa 
(ad esempio: Dipartimento, CIS...).


Ad esempio gli IP dei computer della Biblioteca Centrale di Scienze 
Politiche saranno associati al contatore del fondo P0404, gli IP dei 
computer della  Biblioteca Centrale di Ingegneria saranno associati al 
contatore del fondo P0101, ecc...

Vi chiediamo di segnalare l'elenco di questi indirizzi IP entro il *30 
novembre* p.v. scrivendo all'ALEPH-HELP (INS/CONN).
Attenzione: SOLO le ricevute create dalle postazioni di lavoro il cui IP 
è stato segnalato faranno scattare il contatore relativo al proprio 
fondo, quindi a regime NON dovranno essere rilasciate ricevute da altre 
postazioni di lavoro.


*TEST DELLA PROCEDURA DI CASSA: *

Vi invitiamo a testare la procedura di creazione di una transazione di 
cassa e di generazione della ricevuta: è possibile farlo SOLO fino al 30 
novembre p.v. Nel mese di dicembre infatti provvederemo ad eliminare 
tutte le prove fatte in modo che dal 01.01.2010 si possa partire a 
regime con una situazione pulita.

Infatti anche le transazioni di cassa che vengono eliminate (cliccando 
sul pulsante "Rinuncia" nella schermata [C]Cassa della tab Utente) 
perché fatte per prova o per errore danno luogo a una ricevuta e quindi 
fanno scattare il contatore. Questo perché il contatore scatta quando 
viene dato seguito ad una transazione (pagamento o annullamento), 
indipendentemente dalla stampa effettiva della ricevuta.

*AVVIO DELLA CASSA DAL 01.01.2010:*

A partire dal 01.01.2010 tutte le operazioni relative alla cassa 
(creazione di una transazione, pagamento o annullamento ed emissione di 
ricevuta) dovranno essere eseguite SOLO dalle postazioni di lavoro il 
cui IP è stato comunicato perché *solo queste postazioni generano 
ricevute con contatore personalizzato*.

Nel caso in cui si renda necessario fare dei test anche dopo il 
01.01.2010, consigliamo di eseguire questi test da computer non 
collegati al contatore personalizzato, in modo che le transazioni e le 
ricevute create per prova abbiano un contatore facilmente distinguibile 
da quello ufficiale.

*Attenzione*: i report mensili dei pagamenti ricevuti (Cash-03) 
riporteranno anche queste transazioni di prova con relativa ricevuta: 
queste transazioni quindi potranno essere eliminate solo copiando ed 
modificando il report su un file Excel.


Per maggiori dettagli sulla procedura si rimanda al Manuale della 
Circolazione.
Per informazioni e chiarimenti vi invitiamo a scrivere all'ALEPH-HELP 
(CIRC).

-- 
Vera Dean
C.A.B. - Centro di Ateneo per le Biblioteche
Università degli Studi di Padova
via Anghinoni 3
35121 PADOVA
tel.049 8273677
fax 049 8273651


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