[Aleph info] CIRC utenti - buone pratiche

[Cristina Gottardi]

In vista dell'avvio del nuovo anno accademico, ricordiamo alcune buone 
pratiche per la gestione degli utenti in Aleph.
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Prima di inserire un nuovo utente VERIFICARE con molta attenzione 
nell'anagrafica, utilizzando anche la ricerca per parole chiave.
Inserire TUTTI i dati richiesti


*ID UTENTE GLOBALE*

*ID00* = lasciare vuoto --> scatterà il contatore Aleph *PD*xxx
Questo ID una volta assegnato non è più modificabile; in caso di errore 
nell'attribuzione occorre chiedere la correzione ai referenti per le 
funzioni speciali.
Il contatore PDxxx è attivo da aprile 2008, gli utenti inseriti in 
precedenza hanno mantenuto l'ID00 che avevano già.

*ID01* = inserire la matricola attuale se l'utente ha un qualsiasi 
rapporto con l'Università;
altrimenti lasciare vuoto --> scatterà il contatore NM

*QUALI MATRICOLE PER L'ATENEO:*
Studenti (triennale, specialistica, master ecc): inserire la matricola 
attiva in quel momento - se necessario sovrascrivendo quella vecchia.
SSIS:  usare la matricola che hanno sul libretto (solitamente Rxxx)
Erasmus: usare la loro matricola o, in mancanza, numero tessera ESU 
segnalandolo in nota globale 1
Utente esterno: inserire la matricola della tessera SBA a pagamento. 
N.B. tessere esterni bianche e blu distribuite dal CCA - occorre 
premettere una E es E8xxxx
Tessere esterni bianche e verdi o bianche e marroni distribuite dal CAB 
- no E davanti

*ID ULTERIORI*
o Ci può essere un solo ID01 !!!
o *02: Codice fiscale, tutto maiuscolo e senza spazi* (pena la 
duplicazione) - L'ideale è leggerlo con lettore magnetico dalla tessera 
sanitaria.
o 03: Documento di riconoscimento

A OGNUNO IL SUO ID!!
o *04* - Civiche
o *05* - Santa Giustina
o 10 - eventuale altro ID ateneo (*solo *in caso di studente che sia 
anche dipendente Ateneo)
o *11* - Biblioteca Universitaria


*NOME*
Inserire il nome dell'utente esclusivamente nella forma: *Cognome, Nome* 
= Cognome virgola spazio Nome, /usando cognomi e nomi così come sono 
scritti nel documento presentato dall'utente/, onde evitare inutili 
duplicazioni.
In caso di utenti con soprannomi (tipicamente di Chioggia): *Cognome 
Soprannome, Nome*
Es.     Rossi, Mario
    Rossi Verdi, Gianni
    Boscolo Marchi, Giuseppe

N.B. Si tratta di nomi propri: è una forma di cortesia usare le 
maiuscole ove necessario.
Es.     Rossi, Mario e non rossi, mario
     
*ALTRI CAMPI UTENTE GLOBALE*
Password = codice fiscale (obbligatorio per gli ID legati all'Ateneo), 
per coerenza rispetto agli utenti inseriti da riversamento segreterie.
L'ideale è leggerlo con lettore magnetico dalla tessera sanitaria. Se 
l'utente non ha con sé e non ricorda il CF, è possibile usare la 
matricola come password, ma va segnalato nelle Note Globali che si 
tratta di una situazione da sanare al più presto. Comunicare sempre 
all'utente quale è la sua password per autenticarsi in OPAC.

Genere: M o F
Luogo di nascita: inserire il comune di nascita esclusivamente in questo 
campo
*Data di nascita - obbligatorio!!!*  Necessario per distinguere gli omonimi
Lingua: generalmente ITA. È la lingua che comparirà nelle stampe per 
l'utente. N.B. finora sono state personalizzate solo le stampe in italiano
*Allegato mail: P* - In questo modo le mail arriveranno tutte 
correttamente leggibili
Flaggare sia "Consenso all'export dei dati", sia "Invia tutte le lettere 
all'utente"

*
NOTE GLOBALI*
Indicare sempre data di scadenza per Erasmus e utenti esterni (ateneo)
Es.      Erasmus scade 1.10.2008 ins. da Psico

Formule tipo per le note globali:
    Erasmus scade il....
    Esterno scade il ...
    Dottorando Dip. ... ciclo
    Docente a contratto Dip. ....

N.B.
*1*. La scadenza successiva non si aggiunge ma sostituisce quella precedente
Es. utente inserito da biblioteca X con scadenza 4.4.2008 - e così 
segnalato in nota
L'utente rinnova la tessera presso la biblioteca Y, con nuova scadenza 
7.12.2008
La biblioteca Y andrà a sovrascrivere la nota globale con una frase tipo 
Esterno tess. rinnovata scade il 7.12.2008
*2.* È preferibile usare la sigla del fondo nell'indicare chi inserisce 
la nota
*3*. Ricordiamo che è possibile usare la cassa per tenere traccia 
dell'acquisto della tessera.

Ripetere quanto scritto nella nota globale anche nella nota locale.


*INDIRIZZI*
Farsi dare sempre un indirizzo.
Non è possibile cancellare un indirizzo, ma solo modificarlo. Per 
invalidare un indirizzo basta cancellare il contenuto dei campi e 
lasciarlo vuoto.

o Indirizzo 01 - Residenza
o Indirizzo 02 - Domicilio - mettere sempre una data di scadenza in modo 
che questo indirizzo compaia sulle stampe. Non inserire più di un 
indirizzo di tipo 02.
*o Cellulare: campo Cell. dell'indirizzo 01. Va inserito tutto di 
seguito, senza spazi o trattini.*  Il numero qui attribuito viene usato 
per i servizi via SMS.
o Mail: sono possibili fino a 2 indirizzi mail, separati da virgola o 
punto e virgola - Gli studenti dell'ateno sono caldamente invitati ad 
attivare la loro mail istituzionale, a partire dalla pagina 
http://studenti.unipd.it/








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